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ソフトウェア保守契約書の作成方法

1.ソフトウェア保守契約書の概要

プログラム製造請負契約やソフトウェア開発契約などで納入されたソフトウェアやパッケージソフトウェアのライセンス契約で使用許諾された運用中のソフトウェアに不具合(バグ)が生じた場合、その不具合の修正を行ったり、修正版のプログラムを提供したり、ソフトウェアの不具合や使用方法に関する問合せ回答(Q&A対応)を行う契約となります。

なお、ソフトウェア保守契約書は、業務委託契約書・サービス提供契約書・保守ライセンス契約書(保守ライセンス規約)で締結されるパターンがほとんどです。

 

※保守とマッチしない「開発・納入型」の業務委託契約書や請負契約書で結んでおられる方が非常に多く見受けられます。実態と合致しない契約書になるだけでなく、負う必要のない責任まで負ってしまい、不利になることもあります。専門家にご相談ください。

2.ソフトウェア保守契約書の特徴

ソフトウェア保守契約書の特徴は以下のとおりです。 

 

既に運用中のソフトウェアが対象。

ソフトウェア(プログラム)に手を加えることになるので、ほとんどのケースで、開発したベンダーが対応。

ソフトウェア開発の瑕疵担保期間経過後であれば、不具合対応できないため、保守契約が必要。

ソフトウェア保守の内容は、問合せ対応、不具合の原因調査や不具合対応など。

3.ソフトウェア保守契約書の内容

ソフトウェア保守契約書で定められる保守業務や保守サービスの内容です。

ソフトウェア保守契約書を作成するにあたり、まずは保守業務や保守サービスがどんな内容かを把握することが重要です。それによって、契約形態が異なってきて、規定する条項が変わってくるからです。もっというと、それによって、収入印紙を貼付する必要があるかどうかにまで関わってきます。 

準委任契約

・ソフトウェアの不具合を修正するよう努めること
・ソフトウェアの不明点・使用方法・技術的問題点に関する問い合わせへの電話電子メールによる回答 

請負契約

・リモートやオンサイトによるソフトウェアの不具合の修正(仕事の完成義務を負うもの)

その他

・マイナーバージョンアップ情報の提供(適用はユーザみずから実施)→情報提供契約

 

保守契約書に業務内容をしっかりと記載することで、どこまで委託しているか、どこまで委託されているかが明確になります。ただ業務内容を「●●業務」と記載するのではなく、しっかりと運用の流れに沿って記載することで、契約トラブルは大幅に減少します。ぜひ保守契約書をしっかりと作成できる行政書士にご依頼ください。お見積りは最短30分完全無料です。

 

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4.保守契約書作成のポイント

 保守契約書作成のポイントをまとめてみました。どれも実務に長年携わってきた経験に基づいています。参考にしてください。

保守の対象

保守の対象を明確に定めましょう。どのソフトウェアなのか、バージョンは記載しているか、OSやミドルウェアはどうなのか、具体的に定めないと後日もめることにもなりかねません。

継続的な契約

保守契約は継続的な契約です。複数年契約の場合もありますが、通常1年契約であることが多く、更に、事務処理軽減のため、自動延長条項を定めておくこともあります。

報告

保守契約では、納入品を納入することがありませんので、納入としての報告書でなく、業務(=仕事)の完成したことを証する書面として、報告書を提出いたします。これを検査して、仕事が完成したことをチェックします。
また、保守契約が問い合わせ回答など準委任契約の場合ですと、単に委任された業務の事務処理を報告するためのものとなります。

支払

保守契約は、継続的な契約であるが故に、以下のとおり、様々な支払パターンがあります。

一括払い(前払い・後払い)

月払い(前払い・後払い)

四半期払い(前払い・後払い)

半年払い(前払い・後払い)

1年毎払い(前払い・後払い)※複数年契約の場合


などがあります。
この他にも、1年目と2年目で期間や金額が異なることもありますし、1年目は0円、2年目は通常の金額ということもあります。ヒルトップでは、様々な取り決めに対応させていただけます。

インシデント

契約期間中に業務の上限回数を定めておき、その回数を超えたら、インシデント(チケット)を購入するという対応をインシデント対応ということがあります。
これは無制限に業務を実施するのではなく、想定される回数や過去の実績ベースで算出して、経費の節減につながるという効果があります。
なお、インシデントは契約期間満了時に残った場合でも、次年度以降には繰り越されないとすることが多いです。

非定額業務(オンサイト)

実施することが想定されないものの、保守内容や単価などを定めておき、実際に、そのような保守を行うと、あらかじめ定めておいた単価で算出した料金が発生するというものです。
特に、オンサイト対応を実施した場合に、別料金となることが多く、契約金額とは別にオンサイト料金を支払うということになります。
これも当初の契約金額にオンサイト料金を乗せていないので、実際にかかった場合にだけ支払えばよいので、経費節減につながります。

保守対象外業務

天災地変など不可抗力で発生した業務、保守業務の対象外となる業務、また契約書に記載していない業務を実施した場合は、別途料金がかかるとするものです。
何もなければ保守業務の範囲が広くなってしまいますので、このような規定を設けることで、業務の線引きが可能となります。また、特に受託の場合、ユーザの立場のほうが強いケースが多いですから、あらかじめ明記することで別途料金がかかると主張しやすくなります。

追加開発は保守契約で行わない

バージョンアップなど現在の仕様と異なる追加開発をする場合も保守契約で処理したいというケースもあります。実際、運用中の契約で実施する訳ですから、新たに契約するよりも、そのほうが事務処理稼働なども軽減されます。
しかし、保守契約は保守契約です。著作権の帰属、納入及び検収など開発契約に必要となる条項がありませんので、対応できません。
必ず機能追加などの開発契約を締結するようにしましょう。 

変更契約

保守契約は継続的な契約であり、自動延長が5,6年繰り返されるということがほとんどです。そのため、契約金額、単価、条件などを変更契約を締結することで変更することになります。
この場合、収入印紙が問題となってきます。 

「秘密情報」や「個人情報」の遵守に関する覚書

継続的に「秘密情報」や「個人情報を取り扱うことになりますので、その取扱いや情報事故が生じた場合の手続き、損害賠償などを取り決めた「秘密情報」や「個人情報」に関する覚書を、保守契約書とは別に締結することが多いです。これは、情報漏えい事故があると、某B社の例を見ても分かるように、ユーザが莫大な損害を被ることになりますので、大企業から受託する場合、特に増えております。一般的に、これを遵守していないとは言えない内容ですので、委託先としては受け容れざるを得ないのですが、よく見ると会社として対応できない内容もありますので、委託元から提出される書式をしっかりチェックする必要があります。

保守契約書の印紙

保守契約のうち、「継続的な請負契約」に該当するものについては、印紙税法上、第2号文書(請負に関する契約書)になりますが、「契約期間が3か月以内で、かつ自動更新のないもの」を除き、第7号文書(継続的取引の基本となる契約書)にも該当することとなります。

この場合、どちらの文書に所属するかは、以下のとおり契約書に記載金額の記載があるかどうかで決定されることとなります(通則3のイ)。

 

契約書に記載金額の記載がある場合(契約金額と契約期間の記載があり契約書上で契約金額が明確な場合)

  →第2号文書(印紙税額は、請負契約の契約金額により決定されます)

 

契約書に記載金額の記載がない場合(契約金額と契約期間のうち、両方又はいずれかの記載がないため、契約金額が不明確な場合)

  →第7号文書(印紙税額は4,000円)

 

収入印紙を貼付していない場合でも、ソフトウェア保守契約の有効性に影響がある訳ではありませんが、印紙税額の3倍の過怠金がかかりますし、企業としての信用力の低下となる場合も想定されますので、ご注意ください。

 

保守契約書を開発系の業務委託契約書で締結していらっしゃる方が非常に多いです。きちんとした保守契約書を整備されることをおすすめします。
保守契約書の作成は、保守契約書作成を数多く作成審査した実績のある行政書士におまかせください。お見積りは最短30分完全無料です。

 

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5.納入するソフトウェア保守契約書のイメージ

当事務所がお客様に納入させて頂く場合のソフトウェア保守契約書のイメージです。これにコメント例を付けております。雛形とまでは言えませんが、こういうイメージだということでご理解を頂ければと思います。実際の契約書は、ご依頼頂くお客様からのご要望により異なりますが、およそ3倍程度のボリュームがございます。

 

ソフトウェア保守業務委託契約書(コメント例付き).pdf

 

 

6.保守契約書の作成にお悩みの方へ

ヒルトップでは、保守契約書・保守ライセンス規約の作成やチェックの依頼をこれまで数多く受けてまいりましたが、保守の対象、保守業務や保守サービスの内容などの記載が曖昧なものが多いと痛感しています。
これらを明確に記載することで、保守業務や保守サービスの性質が請負なのか、準委任なのか、はたまた単なる情報提供なのかが判断できることになり、委託を受ける保守会社の責任範囲が明確になり、これによって保守契約書の作成に着手できることになります。
また、契約書に、単に保守業務や保守サービスを羅列することが多く、本来あるはずの業務やサービスの連続性が表現されず、結果わかりにくい契約書になっていると感じています。
また、保守契約では納入品がないにもかかわらず、納入品や所有権・著作権の譲渡に関する条項の記載があるなど、よくある「開発・納入型」の業務委託契約書で締結してしまい、本来必要な条項が欠落し、不要な条項が規定されているという、実際とマッチしていない契約書も非常に多く見かけます。そればかりか、請負にすることで過剰な責任を負ってしまい、自らが著しく不利に締結するということもあります。
ヒルトップは、お客様からのヒアリングを最も重視しており、しっかりと意思疎通を図ることで、より詳細かつ明確、そして、保守業務や保守サービスの連続性のある保守契約書を作成します。これによって、長期間にわたり継続する保守契約を安心して結んで頂けるようお手伝いしたいと思っています。
ぜひ、ヒルトップにご相談頂ければと思います。

 

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代表者紹介

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行政書士 濱村 仁之

NTTグループでの契約法務を11年経験し、1,500通以上の各種契約書の作成・審査実績のある業務委託契約書作成の専門家です。契約書作成と継続的な法務支援を行い、個人への業務委託・偽装請負・印紙など何かと問題の多い業務委託契約のトラブルを予防します。中央大(法)卒。

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メディア実績

 

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週刊文春2013年7月18日号
ワタミ社偽装請負の記事で
個人との業務委託に関してコメント

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