リーガルチェックあるあるPART15(Wordコメント機能)

ご訪問ありがとうございます。豊富な企業法務経験による契約書の作成リーガルチェック専門「ヒルトップ行政書士事務所」の濱村です。

今回は、リーガルチェックのあるあるです。

リーガルチェックをする際に、Wordのコメント機能を使用することが多いです。

どういうことかというと、契約書をリーガルチェックする際に、契約相手に対して、必要に応じて修正の意図を説明するために、コメントすることがあります。

※右側のコメントが増えすぎると、たくさんになって、一目でコメントが全部見えなくなってしまいます。

「こういう理由でこの条文を追加しました。ご理解ください。」

といった具合です。

このコメントの機能。

コメントの文字数やコメント箇所が少ないと読みやすいですよね。

しかしながら、コメントの文字数が多くなったり、自分のコメントと契約相手のコメントが増えてくると、コメントが全部見えず、逐一、コメントの末尾をクリックして全表示しないといけません。

これが非常に面倒なのです。

だいぶ前のWordでは、これを押すと、フリーズしてそのまま保存されずに、Wordが終了してしまい、一から修正やコメントをやり直すことが多くありました。

それを避けるため、自分の場合は、契約書の本文中、つまり該当条項の下部に直接記入してしまいます。

そのほうが一見して全部見えますし、やり取りが増えた場合でも、先方が自分のコメントの下部に日付を入れてコメントしてくれることが多いので、これまでの経緯もわかりますし、非常に読みやすくなります。

再度、自分がコメントすることがあれば、先方のコメントの下部にコメントすればいい訳です。

Wordのコメント機能は、便利な場面もありますが、これを使わなければならない訳ではないと思います。

そういう意味でも、直接該当条項の下部にコメントすることを推奨いたします。

自分がやりやすく、相手にもわかりやすい方法でコメントのやり取りをすればいいのではないかと思います。

よろしければ、ご参考にしてみてください。